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新手主管该知道的五件事

时间:2018年04月17日 来源:瑞信咨询 编辑:瑞信咨询 点击:/次

 

大部分的人初入职场时,凭借的是在学校所获得的基础能力,后来某一天终于被提升为小主管。

 

可是成为小主管后,大家往往发现工作变得困难了许多!因为过去所学及工作经验,都着重在本质技能上的培养,很少有人在当主管前就受过管理训练。

 

更糟糕的是,很多理工科出身的朋友不擅长处理人际问题。可是当上小主管立刻要面对的,就是如何满足领导的期待,如何调度原来是你的同事但现在变成你下属的那一群人。

 

在当上一个小主管的前几个月,你就得好好规划下面这五件事情。

 

 
 
 

了解领导的目标

 

如前一节提到,领导的目标会影响到你在工作上的配合,影响你怎样才能在最短的时间内做出绩效。最好在上任后(更理想的是上任前)找你的领导聊聊,搞清楚他对你这职位的定位是什么,并以此规划上任后的行动方向。

 

最忌讳的,是闭着眼睛做些自以为是的事情。比方说,你的兴趣可能是钻研高深的技术,也希望建立一个能研发新技术的团队,客观而言,任何公司都能受惠于一个技术能力强大的团队,所以这目标绝对不会是错的。

 

可是当你跟领导深谈后,发现他目前最伤脑筋的是平常开展新项目时不知道该派谁,那你的首要工作,就不是花时间研究新技术,而是盘点内部人员的能力,让领导清楚知道下面成员目前的工作安排以及未来的空闲时间。
 

 
 
 
 先把自我原则建立好

 

随着你变成了主管,大家可能都在揣摩该如何重新配合,所以为了降低部属对你的不安,你应该尽快让大家知道你的习惯做法。

 

有些事情虽然得配合公司政策,比如打卡、填工时单或是请购流程等你很难调整,但有些事情完全是主管的权责范围。

 

比方说你想用什么方式了解大家的工作进度,口头汇报?写E-mail ?开周会?再比如你分配工作组的方式是什么,招集大家在会议上分配工作?一个个叫来讨论?通过E-mail 指示?再比如碰到问题该多快反映让你知道,哪些问题该问你、哪些问题该自己解决,你能提供哪些协助……

 

总而言之,要让大家清楚知道你的习惯方法,部属了解了你的管理风格和运作方式,自然就清楚自己该怎么配合。

 

最糟糕的,是你没想过这些事情,每次碰到问题就胡乱斥责或是生气,当事人又觉得被责备得莫名其妙,这就可能打击士气并让别人无所适从了。

 

 
 
 

要有安全感

 

你升职后,跟原来同事的关系通常很难保持像过去那样,过去你们可能一起吃午饭、一起抱怨领导的不是。但现在你变成主管,就算大家还是一起吃午饭、一起喝酒,你会发现气氛变得不太一样。

 

大家开始对你有所顾虑,也可能私下聚会不再找你了。这时候,你该保持自信,而非千方百计地要加入聚会,甚至想知道他们谈论的所有话题。

 

升职不可避免会改变人与人的互动关系,但只要你长期保持同一个自己,等彼此都调整好之后,还是能以另一种模式经营过去的友情。重点在于不要急,让彼此先沉淀,自然会找到适合的相处模式。

 

 
 
 
 要习惯分配工作

 

技术出身的主管常碰到一个问题——就算升职了仍把自己定位成工程师,领导交代工作时,会习惯想自己该怎么做。

 

也因为自己技术能力最强或最资深才被升职,所以面对困难工作时很自然会觉得“这工作整个部门只有我有能力完成”,或觉得“这工作交给其他人真不放心”。

 

另一个新手主管常碰到的困扰是不好意思指派工作。组员都是老同事、老朋友,升职后突然要交代大家如何工作,不知道怎么开口,最后默默的自己做,造成新手主管自己累得要死,可是组员闲得要命的现象。

 

长期而言,这其实是不对的方法。能力不够的组员,我们要想办法帮他提升能力,不然他们能力永远是那样,单位的战力也将永远不足。

 

自己多做一些,不要麻烦别人,虽然是好心,可是若技术工作占了你大部分的时间,你就没心思与力气去做管理工作,而后者是你的组员无法替代你的,也是你的领导主要希望你负责的。若你无法把技术工作分配下去,你就很可能什么事情都做不好。

 

就算觉得尴尬,或是自己做更快,还是要花时间把工作切分,分给同事,并在过程中有效地监控大家的工作进度。设计微调你的管理机制在一开始或许会花时间,但若成功,后期你就能提升效率。

 

 
 
 
 有问题不要隐忍

 

我们受的教育,总是教我们尽量不要跟大家冲突、多体谅别人,所以大部分的人初当上主管时,会在与组员意见相左时选择隐忍,心想过段时间,问题自然就会解决,“大家将来总会理解我的”。

 

可是你若觉得有些事情做得不到位,有些该完成的工作没做好,有些问题没有及时反应或是组员工作态度不好,其实你应该赶快让当事人知道。不然在当事人不清楚的情况下,可能会反复犯类似错误。

 

隐忍的另一个问题在于,大部分人忍耐几次后,会某一天突然爆发,并做出激烈行为,而隐忍太久的发作,对方可能会觉得莫名其妙。

 

你认为不好的做事方式,当事人可能并没有意识到,最后突然的爆发,也没办法让对方明白自己哪里做错了。

 

其实只要你察觉到组员做出不符合你期待的事情,最好立刻找他来沟通,可以在办公室或咖啡厅,边喝咖啡边谈谈你觉得可以改善的部分。

 

毕竟很多工作方式并不涉及对错问题,而是习惯与配合方式的问题。只要你愿意花时间沟通,让大家都知道你要的方向,慢慢大家就能调整。重点在于立刻、清楚明白,以及就事论事!  
 

文 |  张国洋、姚诗豪,版权归属原作者,如有侵权请联系后台删除。



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